Şirketler, muhasebe programlarını işlerini kolaylaştırmaları için kullanırlar. Hatasız fatura bastırmak, cari hesapları doğru takip etmek, stok takibi veya vergi rakamlarının hatasız ve zamanında oluşturulması için erp (kurumsal kaynak planlaması) yazılımları kullanılır. Dünyada SAP gibi markalar sektörel alanlarda uzmanlaşmışlar, Türkiye’de ise Logo, Link ve Netsis gibi yazılımlar ise daha çok “muhasebe işlemleri” temelinde devam etmektedirler. Elbetteki yazılımlarda ülkeler arasında veya sektörler arasındaki ihtiyaç farklılıklarından doğabilecek değişiklikler kabul edilebilir. Ancak bu şirketin gerçekten büyümesine ve risklere karşı kendini daha güvencede hissedecek bir altyapıyı oluşturmasına engel olmamalıdır.
Hatasız iş yapmak kısa vadede önemlidir
Eğer işin en başındaysanız faturayı hatasız kesmek istersiniz, cari hesapların eksiksiz tutulmasını, stoklarınızı doğru takip etmeyi ve muhasebe raporlarınızı daha çabuk çıkarmayı düşünürsünüz. Ancak hata yapmadan işlemler yapmak sadece bilgisayarın temel özelliklerinden birisidir. Aslında ara sıra hata da yapabilir. Bilirsiniz, kullanıcıdan kaynaklanabilecek hatalar ya da program bug’ları sizi çileden çıkarabilir. Peki bütün bu saydığımız işleri ERP/Muhasebe yazılımınız doğru yapıyorsa herşeye tamam diyebilir miyiz ?
Muhasebe yazılımları değişen ihtiyaçlara cevap verebilmelidir
TL/YTL dönüşümlerini hatırlayın, 3 sıfır atma ya da başka uygulamalar, doların hızlı yükselmesi/düşmesi ile döviz bazındaki dengelerin değişikliği gibi pek çok değişkenin iş dünyasında aktif olduğunu da bir gerçektir. İşleriniz “bir süreliğine” sorunsuz devam etse de yazılım ile olan maceranız bu değişkenlerle sekteye uğrama potansiyeli yüksektir. Bu nedenle kullandığınız ERP yazılımınız kolay adaptasyon özelliğine sahip olarak size daha az sorun yaşatan, değişiklilerin işinize olan etkilerini kolaylıkla görebileceğiniz araçlara sahip olmalıdır.
Şirket kültürünün muhasebe yazılımlarının kullanımına etkisi
Personelin yazılım kullanımına etkisi büyüktür. Olumlu ya da olumsuz. Şirket içerisinde teknolojiyi severek kullanmak ve bu teknolojiden maksimum düzeyde yararlanmak isteyen kullanıcıların bulunması her zaman avantajdır. İsteksiz kullanıcıların yazılımı kullanmama bahanelerini takip etmekte bile zorlanabilirsiniz. Bazen bu durum, yazılıma yapmış olduğunuz yatırımın tamamen boşa gitmesine sebep olacak kadar önem kazanabilir.
Diğer yandan, şirketin günlük işlere kendini kaptırarak üst yöneticilere verilebilecek karar verici raporların oluşturulmaması, şu ya da bu nedenle ihmal edilmesi de sonucu kötü olabilecek büyük hataların yapılmasına neden olabilir. Şirketler, yazılımı satın aldıklarında sorunu çözdüklerine inanırlar. Ancak sorun, yazılımı tam ve doğru olarak kullandıklarında çözülecektir.
Artık bilgiye sahip olanın değil, bilgiyi kullananın başarılı olduğu bir çağdayız. Bu nedenle yazılım geliştirme alanında çalışanların daha çok bilgiyi kullanma ve karar vericilere yardımcı olacak alt yapılar oluşturması gerekmektedir. Şirket içerisinde ise yazılımı kullananların üst yöneticilere doğru değerleri verebilmeleri için üretim gibi karmaşık aşamaları sorunsuz ve tam olarak doğru biçimde ele alan çözümleri kullanmaları, gerekirse bu konuda outsourcing yaparak şirket içerisinde kaliteli iş yazılım çözümlerinin kazanılmasına yönelik çabalara destek olmaları gerekmektedir.
Sonuç
Ülkemizde donanım tüketimine dayalı bilişim sektöründe muhasebe ya da ERP konusunda tek yazılım ile herşeyi çözme çabası yaygındır. Ancak sürekli değişen ihtiyaçlar konusunda daha akıllı bir yazılım kullanımı stratejisine ihtiyaç vardır. Günlük kullanımın ötesine geçilmeli, üretim ve maliyet unsurları tam ve eksiksiz olarak çözülmeli, rekabet analizleri ya da sektörün gelişimine uygun ek çözümlerle şirketin bilgiyi kullanma becerisi arttırılmalıdır.